Inspiration für Ihren Arbeitsalltag

Prozesse

Warum Prozesse nicht nur die Qualitätsabteilung interessieren (sollten)

Die Geschichte

Neulich in der S-Bahn:
Person A: „Bei uns in der Abteilung gibt es keine Prozesse. Das habe ich auch der Qualitätsabteilung gesagt, als sie nach einer Dokumentation gefragt haben.“
Person B: „Ach, die von der Qualität… Die wollen immer Prozesse und auch noch dokumentiert – echt lästig.“

Ein alltäglicher Dialog, den viele aus kleineren und größeren Unternehmen kennen dürften. Ich habe mich entschieden, mich in der S-Bahn nicht einzumischen (auch wenn es schwer fiel) – aber der Gedanke ließ mich nicht los. Denn: Vielen ist gar nicht bewusst, welche Prozesse sie in ihrem Arbeitsalltag leben und warum es sehr viel Sinn macht, dass alle Beteiligten diese Prozesse kennen und leben.

Hintergrund und Lösungswege

Was ist ein Prozess eigentlich?
Ganz einfach:
Ein Prozess ist eine Reihe von definierten Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen – um verlässlich (immer wieder) ein Ziel zu erreichen.

Kuchen oder Qualität?
Ein Beispiel: Kuchen backen.
Wenn jede(r) ein eigenes Rezept nutzt oder täglich variiert, mag das Ergebnis schmecken – aber es ist nicht vergleichbar. Wer als Kunde immer denselben Kuchen bestellt, erwartet auch dieselbe Qualität.

Gleiches gilt im Unternehmen:
Ohne klar definierte Prozesse gibt es keine Einheitlichkeit. Qualität wird zum Zufall.

Was passiert, wenn ein Teammitglied krank ist und jemand spontan einspringen muss – ohne klare Beschreibung der Abläufe? Zeitverzug, Unsicherheit, Fehler. Selbst wenn das Ergebnis am Ende gut ist – kann es wiederholt werden? Ist es skalierbar?

Warum Prozesse (doch) nicht lästig sind
Prozesse…
- schaffen Transparenz
- sichern gleichbleibende Qualität
- ermöglichen Vertretungen
und helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren
und somit nützen sie allen. Denn am Ende wollen wir alle verlässliche Ergebnisse, für uns selbst und das Team, für die Kunden und die UnternehmerInnen.

Fazit
Prozesse sind kein Selbstzweck. Sie sind das, was aus „(zufälligem) gutem Gelingen“ eine verlässliche Leistung macht.

Vielleicht sind Prozesse gerade deshalb unbequem, weil sie sichtbar machen, wo es noch nicht rund läuft. Und genau deshalb sind sie so wertvoll.

Die Änderung von Prozessen - und manchmal auch schon das Aufschreiben - kann zu Konflikten in Unternehmen führen. Warum es gar nicht so schlecht ist, dass es diese Konflikte gibt und wie man damit gut und gewinnbringend für alle Beteiligten umgeht, erfahren Sie gerne im persönlichen Gespräch.

Zu viel

Schlecht geschlafen? Zu viel gearbeitet, zu wenig entspannt?

Die Geschichte

Schlecht geschlafen? Zu viel gearbeitet, zu wenig erholt?

Und dann kommt auch noch die Nachbarin und beklagt sich über das laute Rollo-Hochziehen (ja, das gibt’s wirklich) oder der Kollege legt einem spontan einen Stapel Arbeit auf den (virtuellen) Schreibtisch.
Und zack! Da ist er, der Konflikt.

Normalerweise lächeln wir sowas weg und/oder reagieren freundlich:
„Mein Rollo? Oh, tut mir leid.“ Oder: „Klar helfe ich dir. Wie wär’s mit Donnerstag? Vorher schaff ich’s einfach nicht.“

Doch was, wenn wir selbst merken:
Ich bin gerade nicht bereit für eine Diskussion. Oder gar einen verbalen Schlagabtausch. Was tun in solchen Momenten?

Lösungswege

Hier sind ein paar Strategien, die helfen können:
🔹 Geordneter Rückzug
Ehrlich sein: sagen, dass es einem gerade nicht gut geht und das Gespräch mit einem konkreten Termin vertagen. Der neue Zeitpunkt schafft Luft und Klarheit: Wie will ich eigentlich mit dem Thema umgehen?
🔹 Klarer Rahmen statt Eskalation
Wenn du merkst, dass dich etwas triggert: kurz durchatmen und das Gespräch bewusst "framen". Zum Beispiel:
„Ich merke gerade, das Thema stresst mich. Können wir bitte kurz sortieren, worum es geht und was du von mir brauchst?“
🔹 Kreative Pause
Manchmal hilft ein kleiner Perspektivwechsel. 10 Minuten raus an die frische Luft, Musik an oder ein großes Glas Wasser. Und nicht vergessen: tief Ein- und Ausatmen. Danach sieht vieles schon anders aus. Und wir können wieder mit mehr Gelassenheit reagieren.

Und ganz wichtig: Es ist okay, nicht immer bereit zu sein.

Selbstfürsorge heißt auch, ehrlich mit sich selbst zu sein und die eigene Belastungsgrenze zu respektieren.

Kommunikation

Kommunikation im Team ist einfach. Meint man.

Hintergrund

In meinem Coaching-Alltag gibt es häufig das Thema (nicht vorhandene) Kommunikation im Team.

Welche Probleme gibt es und wie kann man sie lösen?

Probleme und Lösungsansätze

Problem 1: Unklare Aussagen führen zu Missverständnissen
Lösung: Klare Worte, Nachfragen und Zusammenfassen helfen enorm – besser einmal zu viel gefragt als falsch verstanden. Wenn man in eigenen Worten zusammenfasst, was man verstanden hat, merkt man oft selbst und/oder die Gesprächspartnerin, wo es noch hakt. 

Problem 2: "Das weiß doch eh jeder!" – Spoiler: Tut nicht jeder.
Lösung: Nicht vom eigenen Wissen ausgehen. Lieber kurz abholen oder nachfragen, ob alle auf dem gleichen Stand sind. "Hol mich bitte ab, mir fehlen noch Informationen zum Thema." baut Barrieren ab und spart letztendlich Zeit (und Ärger).

Problem 3: Konflikte werden totgeschwiegen
Lösung: Spannungen ansprechen, bevor sie größer werden. Respektvoll, lösungsorientiert. Das stärkt das Miteinander. Wer sich selbst schwer damit tut: In vielen Firmen gibt es Ansprechpartner bei Konflikten, die z.B. als Gesprächsmoderator unterstützen. 

Problem 4: Zu viele Annahmen, zu wenig echtes Zuhören
Lösung: Aktiv zuhören, nachfragen, ehrlich interessiert sein. Klingt simpel – wirkt aber Wunder. Gute Kommunikation ist kein Selbstläufer. Aber sie lässt sich trainieren und macht das ganze Team stärker. Auch bei Nutzung von KI-Tools bekommen wir bessere Ergebnisse, wenn wir klarer Kommunizieren und gute Fragen stellen.

Zeitmangel

Zeitmangel ist oft hausgemacht und kostet uns unnötig Energie. Leider.

Die Geschichte

„Ich habe keine Zeit.“
Ein Satz, den ich immer wieder höre. Von Klienten, Kollegen, Freunden (und mitunter von mir selbst). Und ja, manchmal stimmt das wirklich. Aber oft ist dieser Zeitmangel nur ein Gefühl. Ein hausgemachter Dauerstress, der sich wie Nebel über unseren Alltag legt.

Der Mangel an Zeit ist nicht immer real, sondern oft eine Mischung aus schlechten Gewohnheiten, fehlender Klarheit für die eigenen Prioritäten und dem Wunsch, allem (und allen) gerecht zu werden.

Szenarien und Lösungswege

Hier 4 typische Szenarien und die mögliche Auflösung:

Szenario 1: Der Alles-Sofort-Modus
Du bekommst eine Nachricht – und zack, antwortest sofort. Ein Kollege fragt was – du unterbrichst dein Projekt. Du hetzt von einer Aufgabe zur nächsten. Alles scheint dringend.
Lösung: Baue dir feste Fokuszeiten ein. Handy weg, (ja, das meine ich so!), Mails zu, 90 Minuten Deep Work. Danach 15 Minuten Puffer für spontane Themen. Du wirst sehen: Die Welt bricht nicht zusammen – aber du gewinnst Klarheit und Energie.

Szenario 2: Die To-do-Liste des Grauens (wer kennt sie nicht)
Die Liste ist lang, unübersichtlich und schreit „Du schaffst das eh nie!“. Also arbeitest du irgendwas ab - ohne Plan, ohne Priorität. Ergebnis: energiefressender Frust statt Flow mit Leichtigkeit.
Lösung: Nutze die 1-3-5-Regel: 1 große, 3 mittlere, 5 kleine Aufgaben pro Tag. Mehr nicht. Und am besten mit der großen Aufgabe starten. Das gibt Struktur und ein gutes Gefühl, wenn du’s abhaken kannst.

Szenario 3: Helfersyndrom mit Nebenwirkungen
Du sagst „Klar, mach ich!" obwohl dein Kalender schon platzt. Du willst niemanden enttäuschen. Aber du vergisst: Jedes Ja zu anderen ist ein Nein zu dir.
Lösung: Trainiere das charmante Nein. Zum Beispiel: Statt gleich "ja" zu sagen, erstmal tief atmen und dann: „Ich helfe gerne, diese Woche passt es leider nicht. Wie wäre es nächste Woche?“ Grenzen setzen ist Selbstfürsorge.

Szenario 4: Multitasking-Marathon
Du schreibst Mails, hörst nebenbei ein Meeting, denkst an die Einkaufsliste – und wunderst dich am Ende, warum du ausgelaugt bist. Multitasking kostet Konzentration und doppelt so viel Energie.
Lösung: Mach’s wie beim Kochen: erst die Vorspeise, dann der Hauptgang. One Task at a Time. Weniger Chaos im Kopf = mehr Power im Alltag.

Fazit:
Zeitmangel ist oft kein Zeitproblem, sondern ein Fokusthema.
Wenn wir ehrlich hinsehen, entdecken wir viele kleine Stellschrauben. Und wenn wir sie drehen, gewinnen wir nicht nur Zeit, sondern auch Energie und Leichtigkeit zurück.
Vielleicht magst du heute mit einer Sache anfangen.
Nicht alles auf einmal (!) Nur eine Kleinigkeit. Und schauen, was passiert.